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行政文秘綜合技能提升

行政文秘綜合技能提升課程
[課程簡介]:現代企業的經營絕對不是生產和銷售的簡單組合,科學高效的行政文秘管理也是企業增效的必備條件。 行政文秘在組織管理中起著不可忽視的作用。本課程圍繞“角色認知、職業心態、文、事、會”五個方面展開,提供具體方法和工具落地,旨在通過系統實用的訓練,塑造五星行政文秘。 ...

【時間地點】 2018年6月09-10日  廣州
【培訓講師】 曹志巍
【參加對象】 行政管理人員,文秘類、后勤類等相關人員。
【參加費用】 ¥3980元/人 (費用含:學習費、教材、午餐、茶點)
【會務組織】 森濤培訓網(www.163224.buzz).廣州三策企業管理咨詢有限公司
【咨詢電話】 020-34071250;020-34071978(提前報名可享受更多優惠)
【聯 系 人】 龐先生,鄧小姐;13378458028、18924110388(均可加微信)
【在線 QQ 】 568499978 培訓課綱 課綱下載
【溫馨提示】 本課程可引進到企業內部培訓,歡迎來電預約!
培訓關鍵詞:行政文秘培訓,秘書培訓

行政文秘綜合技能提升(曹志巍)課程介紹:

課程方式
行動學習工作坊、情景互動教學,小組研討、角色扮演。

課程背景及課程模式:
為什么領導指令傳達不順?
為什么待人接物溝通不暢?
為什么會議決議跟進不力?
現代企業的經營絕對不是生產和銷售的簡單組合,科學高效的行政文秘管理也是企業增效的必備條件。
行政文秘在組織管理中起著不可忽視的作用。本課程圍繞“角色認知、職業心態、文、事、會”五個方面展開,提供具體方法和工具落地,旨在通過系統實用的訓練,塑造五星行政文秘。
1.角色認知
身在職場難免迷茫:定位模糊、技巧匱乏……清晰的角色認知和定位,是提升職業競爭力的前提。本節從角色定位入手,結合性格認知和優勢發揮,幫助員工發掘自我潛能,打造高效團隊。
2.職業心態
心態素養內化于心,是個人效能提升的源動力,是個人職業生涯成敗的關鍵因素。本節以“積極主動”為切入點,旨在塑造良好的職業心態。
3.文
工作中,有的人專業過硬,卻是“茶壺里煮餃子,有貨倒不出”;有的人肚子有料,卻是表達混亂,不得要領。“表達缺失”是職場發展的攔路虎。寫作技能,不僅是行政文秘人員的溝通力,更是職場交往的競爭力。
4.事
高效協同是行政文秘人員最基本的工作。能否很好地高效協同、上傳下達,直接影響公司運作和發展。本節旨在通過系統訓練,幫助行政文秘人員打開溝通困局,快速掌握溝通技巧。同時,對于大多數行政文秘人員來說,往往感覺工作超量、深陷泥潭,怎樣處理瑣碎事務?必須學會統籌兼顧和時間管理。
5.會
改造一個組織,從改造會議開始。本節以“高效會議三步走”為主線,抓住“會前、會中、會后”的核心環節,讓行政文秘人員全面系統地了解高效會議,讓會議為高效率工作服務。
我們發現,現在的不少培訓,學員的表現往往是“學時激動,學完感動,回到崗位一動不動”,能否落地是評估培訓效果的重要指標。本課程針對“三動”問題給出對策,課程進階設計,循序漸進,系統推進,避免碎片化和零散化,確保實效。

課程收益:
1.了解行政文秘工作基本特點,明確自我角色定位。
2.培養積極主動心態,積極主動開展工作,強化責任心和使命感。
3.掌握五級情商的內容及職場情商的塑造方法。
4.掌握企業公文寫作和處理的基本原則和方法,提升公文寫作和工作匯報呈現效果。
  5.掌握跨部門溝通技巧,讀懂領導意圖。
6.掌握事務統籌及時間管理技巧。
7.掌握會議管理的三個核心環節和處理技巧。

課程特色:
結構化思考:思路清晰,有效表達。
情景化互動:實戰互動,寓教于樂。
口訣化記憶:口訣提煉,語言生動。
系統化實施:系統呈現,分段實施。
工具化落地:工具運用,實效落地。

課程大綱:

【1.角色認知】(0.5小時)
一、角色定位
(一)對行政文秘工作的認識
行政文秘工作三大特點:中綜輔(中樞、綜合、輔助)
行政文秘工作三大任務:文事會(文書、事務、會務)
(二)行政文秘人員核心三技能
1.寫作力:文書表達清晰有力,制度流程精簡落地,當好公司的“一支筆”。
2.溝通力:內外溝通八面玲瓏,待人接物面面俱到,當好公司的“協調員”。
3.執行力:行政服務高效給力,日常管控保障到位,當好公司的“大管家”。
(三)角色三維度
三個維度的角色轉換
(1)對上:作為下屬
〔案例分析〕一千個傷心的理由/把悲傷留給自己
(2)對內/外:作為同事/客戶
(3)對下:行使管理職能
二、管理五時空
〔案例分析〕管理任務清單

【2.職業心態】(1.5小時)
一、心:積極心態
(一)四種人類天賦潛能
(二)操之在我
積極主動的基本原則
積極主動三步法
〔工具運用〕刺激-回應模型、情緒ABC、影響圈與關注圈、四大天賦
二、情:情商塑造
(一)IQ與EQ
你有多聰明?/你如何聰明?
〔案例分析〕被誤讀的情商
(二)情商塑造
〔案例分析〕怎樣讀懂領導意圖?
兩種思維

【3.文】(4小時)
一、規范:企業公文規范
(一)公文的定義、特點和要素
(二)公文種類變化及各文種適用范圍
(三)公文行文規則
〔案例分析〕各文種行文關系與禁忌
            容易混淆文種的適用范圍與區別
(四)最新國家標準公文格式解讀與企業公文接軌落地
1.公文格式各要素組成及排序
2.公文格式新舊標準的要素名稱變化
3.公文格式新舊標準的要素編排變化
(五)法定公文格式的“三大紀律八項注意”
1.排版準備
2.實操演練(通用格式)
企業公文格式常見錯誤
〔案例分析〕常見公文規范答疑解惑
字體、段落格式上是否有標準化的要求?
如何使用分層序列數字編號?
發送單位存在多個,該如何確定先后順序?
抄送注意事項?
〔工具分享〕用word制作標準格式公文:標準格式的word模板
(六)公文處理流程
二、技巧:文書寫作技巧
(一)主題明
1.目中有人
2.標題說話
〔案例分享〕題好一半文
〔工具分享〕結構化地解讀標題
(二)材料實
1.言之有物
〔工具分享〕結構化地收集材料
解決材料虛的三大工具:七何法、九宮法、思維導圖法
2.刪繁就簡(刪除、合并、縮減)
(三)結構清
1.結構思考
(1)結構化思維三字決
A.點
〔工具分享〕說出來的精彩:SCQA模型
B.縱
C.橫
〔案例分享〕分類(金字塔思維與結構)
有序(清步驟、突重點、剝細節)
(2)結構化的434法
    2.形象表達
(字不如表,表不如圖)
〔工具分享〕圖表分類選擇表
〔工具實戰〕PPT制作實戰:怎樣將WORD文檔的匯報轉化為精美PPT?
(四)語言好
1.情理交融
  (1)語言的六個維度
(2)法定公文語言特點:確實重要:準確、平實、莊重、簡要
2.視覺傳達
三、提升:寫作實操演練

【4.事】(3小時)
一、高效協同
(一)高效協同三步法
1.清目標
〔案例分析〕溝通三層次與角色定位
    (1)向上溝通(有膽)
〔案例分析〕匯報時機如何選?
(2)向下溝通(有心)
(3)平級溝通(跨部門溝通)(有肺)
2.用技巧
    (1)三借
① 借結構
〔工具實戰〕工作匯報四步法
② 借工具
③ 借平臺
(2)三會
① 聽
〔工具實戰〕深度傾聽三步法
② 問
③ 答
(3)三能
〔案例分析〕先解決心情,再解決工作。
〔工具實戰〕有魔力的肯定認同話術
3.出行動
〔案例分析〕職場老鳥與菜鳥的不同溝通方法

(二)4P風格與團隊溝通
二、統籌兼顧
(一)流程管理
〔案例分析〕流程一改,魔鬼變天使
〔工具實戰〕流程圖繪制與規范
(二)文檔管理
1.知識管理新理念—現代企業的檔案管理
2.文件歸檔五步法
3.企業電子文件的安全管理
〔案例分析〕企業知識地圖應用
企業檔案數據庫
(三)印章管理
1.印章安全管理
〔案例分析〕印章風險知多少?
2.用印流程規范
(四)5S管理
5S在行政管理中的應用(騰空間—贏時間—亮眼—養眼—養心)
(五)環境管理
〔案例分析〕企業文化打造
(六)資產管理
(七)費用管理
(八)時間管理
1.立刻做
〔案例分析〕時間三陷井:拖延、欠管、無序
工作拖拉怎么辦?
2.系統做
3.享受做

【5.會】(3小時)
〔課程導入〕
1.會議管理的目的
2.會議管理三要素
3.會議管理五原則
〔案例分析〕你開過這樣的會嗎?領導開會,員工陪會。
一、會前:準備細密
(一)策劃
1.好會議是策劃出來的
(1)定議題
(2)定分工
(3)定方案
〔案例分析〕怎樣讓會議通知和議程更準確?
2.會議策劃三基原則
〔工具分享與運用〕高效會議策劃
(二)通知
(三)備料
〔工具分享與運用〕會議備料清單法
(四)布場
1.會議布場時經常會忽略的細節
A.布場地
  B.布講臺
C.布座位
D.主席臺
〔案例分析〕細節決定成敗
2.接待統籌十字決
〔案例分析〕人行費用首先想……
二、會中:應對自如
(一)開場
〔案例分析〕如何讓會議開場更有吸引力?
〔工具分享與運用〕高效開場技巧
(二)監控
  1.參會人情緒不佳怎么辦?
先處理心情,再處理工作。
〔案例分析〕有效的情緒應對技巧
2.參會人參會度不高怎么辦?
3.發言人超時怎么辦?
4.主持人開場技巧
5.主持人控場技巧
〔案例分析〕會議主持五事項
6.主持人收場技巧
〔情景模擬〕會中突發情況處理
(三)記錄
1.會議記錄三要
2.會議記錄八法
三、會后:跟進到位
(一)回顧
(二)跟進
1.計劃督導法
2.工作銷項法
〔案例分析〕會后跟進的三個公式
(三)反饋
課程總結


講師簡介:

曹志巍老師-職場效能提升教練

國家注冊高級企業培訓師
英國博贊思維導圖認證管理師
AACTP國際注冊行動學習促動師(ICF)
北京大學匯豐商學院領導力授權講師
多地行政學院、黨校特聘講師
20年企業管理、記者編輯及教育培訓實戰經驗
曾任:藍盾集團行政總監、某投資集團行政總經理
曹老師善于把握企業管理精髓,融合“行動學習、思維導圖、六維領導力”等優秀管理工具和方法,致力提升個人效能和組織效能,促進企業經營有效運轉。
通過20年企業管理和培訓經驗,從繁雜瑣碎的管理事務中提煉出易學易用的模板工具,并通過一系列思維類、管理類課程的實施落地,為受訓企業培養出近百名高素質管理人才、近千名職業化優秀員工,課程內容及授課風格深受高層領導和員工好評。


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